Autor: GOBS

Istotne uproszczenia w sprawozdawczości dla małych firm

Status tzw. jednostki małej daje przedsiębiorstwu możliwość skorzystania z wielu uproszczeń w sprawozdawczości finansowej oraz obowiązkach związanych z zamknięciem roku. To duża oszczędność kosztów i czasu. Jednak, aby z nich skorzystać, trzeba podjąć odpowiednią uchwałę.

Uproszczony bilans, rachunek zysków i strat, a także uproszczona informacja dodatkowa – to elementy sprawozdania finansowego, jakie mogą składać spółki posiadające status jednostki małej. W sprawozdawczości rocznej mogą one korzystać ze wzoru zamieszonego w  załączniku nr 5 Ustawy o rachunkowości.

Niewątpliwą korzyścią takiego rozwiązania jest przede wszystkim możliwość rezygnacji ze sporządzania sprawozdania z działalności zarządu. Spółki posiadające status jednostki małej, mogą z tego zrezygnować pod warunkiem, że w informacji dodatkowej przedstawią informacje dotyczące nabycia udziałów własnych, o ile taka sytuacja nastąpiła. Przysługuje im również prawo do odstąpienia od wypełniania tzw. noty podatkowej jako załącznika do sprawozdania finansowego.

Trzeba jednak pamiętać, że uproszczone sprawozdanie nie jest sprawozdaniem ograniczonym. Oznacza to, że jeżeli firma chce doprecyzować czy wykazać w nim pewne pozycje, ma taką możliwość. Może jednak w sprawozdaniu zaprezentować wyłącznie zbiorcze pozycje określone w załączniku nr 5 Ustawy o rachunkowości. Jest tu więc dowolność poziomu uszczegółowienia prezentowanych danych. 

Spółka, oprócz sprawozdania finansowego, musi jedynie podjąć uchwałę zatwierdzającą sprawozdanie oraz decyzję o podziale zysku lub pokryciu straty. Tylko te dokumenty wraz ze sprawozdaniem w obowiązkowym formacie XML są składane do KRS. Z pewnością rozwiązanie to pozwala na zmniejszenie ilości niezbędnych dokumentów oraz oszczędność kosztów i czasu.

Jaka spółka jest małą jednostką?

Zgodnie z Ustawą o rachunkowości* spółka spełnia warunki na uznanie za jednostkę małą, jeśli w roku, za który sporządza sprawozdanie i w roku poprzednim nie przekroczyła dwóch z trzech poniższych wartości:

  • 25,5 mln zł – w przypadku sumy aktywów bilansu na koniec roku obrotowego
  • 51 mln zł – w przypadku przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów za rok obrotowy
  • 50 osób – w przypadku średniorocznego zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty

Status jednostki małej spółka zyskuje dzięki stosownej uchwale, którą należy podjąć przed terminem sporządzenia kolejnego sprawozdania. W przypadku firm, które skończyły rok obrotowy 31 grudnia 2021, uchwałę taką należy podjąć nie później niż do końca marca 2022 roku.

Izabela Kołodziejczak
managing director, chief accountant
izabela.kolodziejczak@gobs.pl


* art. 3 ust 1c UoR

Już wkrótce ruszają e-faktury

Od 1 października (z ostatniej chwili: system zacznie działać jednak 1 stycznia 2022!) ma zacząć działać Krajowy System e-Faktur, który ma uprościć dokumentowanie sprzedaży i rozliczanie VAT. Choć na początku korzystanie z niego ma być dobrowolne, docelowo resort finansów chce objąć obowiązkiem elektronicznego fakturowania wszystkie podmioty. Nowy system nie obejmie jednak wszystkich dokumentów.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system teleinformatyczny, który będzie służył do wystawiania i przechowywania tzw. faktur ustrukturyzowanych. Oznacza to, że nie będą one plikami w formacie PDF, ale w formacie XML, który jest zapisem informacji według ustalonego standardu, określającego kategorie danych, jakie faktura powinna zawierać.

Większe możliwości weryfikacyjne urzędu skarbowego

Po wprowadzeniu danych faktury do Krajowego Systemu e-faktur, będzie on przydzielał dokumentowi unikalny numer identyfikujący oraz weryfikował zgodność danych zawartych w dokumencie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. E-faktura będzie uznawana za wystawioną i doręczoną w dniu przydzielenia jej przez system numeru identyfikacyjnego.

System będzie także analizował i kontrolował prawidłowość danych w e-fakturach, co ma zwiększyć możliwości analityczne i weryfikacyjne organów podatkowych.


Faktury wystawiane i doręczane automatycznie 

Faktury będą mogły być przygotowywane bezpośrednio w programach finansowo-księgowych firmy i przesyłane do systemu za pomocą zintegrowanych API. Będzie również możliwość wystawiania e-faktur bezpośrednio w KSeF. W obu przypadkach konieczne będzie uwierzytelnienie się podatnika w systemie. Po zalogowaniu się będzie on miał możliwość przeglądać wystawione i otrzymane e-faktury, a także przesłać w formacie xml lub przekonwertować do pliku PDF dowolną ilość dokumentów. Planowane jest także wprowadzenie możliwości przydzielenia dostępu do e-faktur podmiotom trzecim, np. biurom rachunkowym. Jedynie noty korygujące będą wystawianie i otrzymywane na zasadach dotychczasowych, tj. poza KSeF, ponieważ wymagają one akceptacji odbiorcy.
E-faktury będą także automatycznie doręczane nabywcy poprzez wymianę danych elektronicznych. Spowoduje to większą automatyzację w raportowaniu faktur dla celów VAT, co może przyczynić się do zmniejszenia rozbieżności w raportowaniu danych w JPK oraz dalszym uszczelnieniu systemu VAT w Polsce.


Na początek dobrowolnie

Początkowo korzystanie z KSeF będzie dobrowolne. Ma to dać przedsiębiorcom większą elastyczność w fakturowaniu, co może mieć pozytywny efekt.

Ministerstwo Finansów planuje jednak, że jeśli nowy system się sprawdzi, to w 2023 r. stanie się obowiązkowym rozwiązaniem w fakturowaniu kontrahentów. Na razie nie wiadomo, czy nie nałoży to na właścicieli firm dodatkowych kosztów i obciążeń administracyjnych. Być może trzeba będzie dostosować systemy fakturowe do nowego rozwiązania, choć Ministerstwo Finansów zapowiada udostępnienie narzędzi w e-mikrofirmie. Nie wiadomo również, jakie rozwiązania w wersji obowiązkowej zostaną zaproponowane przedsiębiorcom, którzy wystawiają swoje faktury w wersjach dwujęzycznych.

Ponadto, żeby otrzymywać e-faktury nie wystarczy dotychczasowa zgoda udzielona odbiorcy na wystawianie faktur w formie elektronicznej. Będzie to możliwe jedynie w przypadku wcześniejszej akceptacji tej konkretnej formy odbioru przez adresata faktury, co może być czasochłonne i zniechęcać wielu przedsiębiorców.

Kilka zachęt dla podatników

Resort finansów chce, by korzystanie z KSeF stało się powszechne i akceptowane przez przedsiębiorców. Jedną z zachęt ma być przechowywanie e-faktur na platformie Ministerstwa Finansów, gdzie będą dostępne przez 10 lat od momentu wystawienia. Zostaną tam zabezpieczone przed zniszczeniem bądź zgubieniem. Stąd do faktur ustrukturyzowanych nie będą miały zastosowania przepisy o wystawianiu duplikatów.
Nowy sposób wymiany faktur ma dawać także podatnikom pewność, że faktura trafiła do odbiorcy. Natomiast ustandaryzowanie wzorca faktury ma ułatwić automatyzację, co pozwoli na jej łatwiejszą obróbkę i księgowanie.

W przypadku żądania przez organy podatkowe udostępnienia przez podatnika struktury fakturowej JPK_FA, plik nie będzie musiał zawierać faktur ustrukturyzowanych, gdyż te dane będą już dostępne dla organów w KSeF. Dodatkowo przy wyłącznym wystawianiu faktur ustrukturyzowanych w okresie rozliczeniowym, termin zwrotu VAT ma zostać skrócony z 60 dni do 40 dni. Z kolei w przypadku faktur korygujących zmniejszających podstawę opodatkowania, wyłączone zostaną kontrowersyjne przepisy związane z rozliczaniem faktur, które zostały wprowadzone pakietem Slim VAT.


Postępująca w ostatnich latach cyfryzacja w wielu dziedzinach życia jest szczególnie widoczna w księgowości:  sprawozdania finansowe w formacie XML, pliki JPK, e-kontrole podatkowe czy e-Urząd Skarbowy to tylko kilka przykładów. W ten trend wpisuje się również wprowadzenie e-faktur. Dopóki projekt ustawy o e-fakturach nie zostanie zatwierdzony, może jeszcze przybrać różne brzmienie. Wciąż pozostaje wiele niewiadomych. Jednak wdrożenie e-faktury sprawi, że Polska dołączy do czołówki cyfrowych liderów w Unii Europejskiej. Podobne rozwiązania oferują tylko Hiszpania, Portugalia i Włochy.

Izabela Kołodziejczak
managing director | chief accountant

Nowe biuro GOBS w Gliwicach

GOBS już od ponad 10 lat wspiera spółki w zakresie outsourcingu usług księgowych i kadrowych, doradzając w obszarze szeroko pojętej rachunkowości oraz podatków. Kolejnym kamieniem milowym w stałym rozwoju spółki jest otwarcie pierwszego oddziału poza Wrocławiem – w Gliwicach.

Scroll to top